運営と安全
運営担当は監視員ではなく、場を温める役割です。安心して軽い会話ができる余地を残しつつ、 重大なことにはきちんと対応します。
通報から本人照会までの流れ
- 1
気になる投稿を運営に知らせる
各投稿の「運営に知らせる」から伝えます。誰が知らせたかは、他の参加者には見えません。
- 2
限定された担当者だけが確認する
通報対応の権限は限られた担当者に絞ります。管理職や人事が自由に閲覧できる仕組みは設けません。
- 3
重大な違反だけに対応する
個人攻撃、ハラスメント、機密情報の投稿などが対象です。趣味や日常の軽い会話を細かく管理することはしません。
- 4
本人照会は手続きを経た場合だけ
ニックネームと本人を結び付けるのは、所定の承認手続きを経た場合に限ります。実施した事実と理由は監査記録に残します。
※ このデモでは通報は送信されず、実在の社員を対象にした通報も扱いません。
検知の考え方（案）
事故は公開前に止め、それ以外は読まない。この線引きを利用者にも公開します。
機密情報は、公開前に機械的に止める
社員番号や案件番号のような決まった形式と、情報管理部門が定めて社員に公開した機密語だけを、公開前に機械的に確認します。該当した投稿は公開せず保留し、本人に理由を伝えて修正を求めます。文章の意味を読み取る仕組み（いわゆる AI）は使いません。
機械の判定だけで処分しない
保留はあくまで事故を止めるためのものです。処分や本人照会は、定められた手続きに沿って人が判断します。誤って止まった投稿は、運営担当が確認して公開します。
それ以外は「人からの通報」
形式と機密語に当てはまらない内容は、公開前に誰も読みません。個人攻撃やしつこい連絡は、利用者の「運営に知らせる」で運営担当に届きます。監視システムにしないための線引きです。
監査の考え方（案）
仮名を外す操作こそ、いちばん厳しく見張られる対象にします。
本人照会は必ず記録に残る
誰が、いつ、どの投稿について、どの理由で、誰の承認を得て照会したかを、後から書き換えられない形で記録します。
一人では照会できない
運営責任者と、人事以外の第三者（たとえば情報管理や労働組合・社員代表）の二人以上の承認を必要とします。
対応表は分けて保管する
認証に使う社員情報と、掲示板上のニックネームの対応は別の場所に保管し、日常の運営では誰もアクセスできないようにします。
件数は社員に公開する
通報件数、対応件数、本人照会の件数を定期的に全社員へ公開します。「照会は年に何件あったか」が誰でも分かる状態にします。
話題を出すことと個人連絡（任意の機能）
話題は誰でも出せ、誰が見ているかは表示されません。レス数順や「勢い」順の並びは置かず、競争にしません。個人連絡は掲示板だけ使う人には何も影響せず、次の条件付きです。
相互同意制
「話しかけたい」を送り、相手が「受ける」を押したときだけ開通します。一方的に送り続けることはできません。断っても相手に理由は伝わりません。
返事をしなくていい
既読、オンライン、入力中の表示はありません。通知は本人が選んだときだけ。業務チャットの息苦しさを持ち込まないためです。
名乗るのは双方が押したときだけ
企画書 3 章の「任意開示」をそのまま機能にしたものです。片方だけが名乗ることはできず、いつでも取り消せます。
運営が見るのは通報された連絡だけ
個人連絡は運営から見えない場所です。だからこそ、通報があった場合に限り、限定された担当者が該当の連絡だけを確認します。本人照会のルールは掲示板と同じです。
本人の推測につながるので表示しないもの
- オンライン状態（今見ているかどうか）
- 最終アクセス日時
- 既読・入力中の表示、話題を見ている人の一覧
- 勤務シフトや勤務地
- 部署・役職・年齢
- 投稿数や反応数のランキング
まずは文字だけ
写真や画像は、最初は扱いません。写り込みの確認など運用の負担が増えるためです。要望が出てから、別途検討します。
試験運用へ進む場合の前提
- 希望者による小規模な試験とし、参加を業務命令にしない
- 総務・人事・情報管理・現場の役割分担を先に決める
- 利用データを評価に使わない規程を、開始前に公開する
- 投稿数ではなく、部署や世代を越えた接点が生まれたかを確認する
- 継続、変更、終了の判断時期をあらかじめ設定する